Информация о транспортных средствах компании автоматически передаётся в военкоматы через ГИБДД или Гостехнадзор (п. 5 Порядка, утверждённого приказом Минобороны от 14.03.2014 № 151). Таким образом, техника предприятий учитывается в военкоматах, даже если сама организация не предоставляла туда данные согласно перечням, указанным в приказах Минобороны от 14.03.2014 № 151 и от 21.01.2014 № 15.
Однако организация может получить запрос от военного комиссариата с требованием предоставить информацию о наличии и состоянии транспортных средств. В этом случае компания должна предоставить данные в сроки, указанные в запросе военкомата (п. 26 Положения о военно-транспортной обязанности, утверждённого Указом Президента от 02.10.1998 № 1175). Если запрос ещё не получен, то сведения о транспорте можно не отправлять в военный комиссариат.
Форма предоставления информации о транспорте может быть различной и зависит от требований военкомата. В запросе обычно указывается, какие именно данные нужно предоставить, в какие сроки и по какой форме. В некоторых регионах могут потребоваться подробные сведения о характеристиках организации, например, количество сотрудников с разбивкой по званиям, воинские звания водителей и их номера ВУС.
Если бланк отчёта не приложен к запросу, можно предоставить информацию о транспорте компании в свободной форме.