СЕМИНАРЫ
И ТРЕНИНГИ В МОСКВЕ



ЭКСКЛЮЗИВНЫЕ
СЕМИНАРЫ



СЕМИНАРЫ
ЗА РУБЕЖОМ



СЕМИНАРЫ
В РОССИИ



КУРСЫ
В МОСКВЕ




ВЕБИНАРЫ



КОНСУЛЬТАЦИИ



КОРПОРАТИВНОЕ
ОБУЧЕНИЕ



ЮРИДИЧЕСКИЕ
УСЛУГИ
Телефон
Статьи
РУБРИКИ :
Бухгалтерский учет и налогообложение
Право
Финансы
Управление и менеджмент
Кадровый менеджмент
Маркетинг
Продажи
Сервис, работа с клиентами, обслуживание клиентов
Реклама и PR
Деловая коммуникация
Оптимизация налогообложения


Представительские расходы: затраты на проведение деловых встреч и переговоров

Автор - Климова М. А.


Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период. Сумма превышения не может быть учтена при формировании налоговой базы. Подробности - в статье.

Ведение любой деятельности предполагает проведение переговоров, деловых встреч, разнообразных мероприятий с участием действующих или потенциальных партнеров, клиентов.

Организация таких событий обычно сопряжена с определенными затратами, которые при должном документальном подтверждении и экономической обоснованности могут быть благополучно отнесены налогоплательщиком—принимающей стороной в налоговом учете в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Однако обычаи делового оборота и традиции хлебосольного приема гостей зачастую не вписываются в строгие требования НК РФ, который к тому же нормирует представительские расходы в целях налогообложения прибыли.

Что же организация может включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, а что нет? Где проходит та грань, за которой заканчиваются расходы и начинаются доходы граждан или организаций, участвовавших в деловых встречах?


Понятие представительских расходов

Исходя из подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ [1], приходим к выводу, что представительскими считаются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения подобных мероприятий.

Рассмотрим только те представительские расходы, которые связаны с переговорами.

Вопрос об обоснованности, нормировании этих расходов и вычета НДС в их отношении [1, п. 7 ст. 171, п. 2 ст. 264] всегда находился под пристальным вниманием контролирующих органов, в связи с чем к настоящему времени сформирована официальная позиция в отношении чуть ли не каждого слова из формулировок НК РФ, касающихся представительских расходов.

Прежде всего важна связь расходов с проведением переговоров. Если прием представителей контрагентов не связан с проведением переговоров, использование ст. 264 НК РФ неуместно. В письме Минфина России от 12.05.2010 № 03-03- 06/1/327 указано: затраты на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли. В данном случае важно, что это не представительские расходы. Также не относятся к представительским затраты на питание, передвижение, размещение сотрудников самого налогоплательщика и другие затраты, не связанные с их участием в переговорах.

Таким образом, фактическое проведение деловой встречи — обязательное условие списания затрат по рассматриваемой статье, а вот ее результат, напротив, не имеет существенного значения. Даже если переговоры провалились, это не лишает налогоплательщика возможности учесть представительские расходы в целях налогообложения прибыли. Минфин России в письме от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 разъяснил, что обязательное наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат фактически состоявшихся деловых встреч, переговоров, командировок, не предусмотрено законодательством РФ. Такого же мнения придерживались и суды, если налоговые органы отказывали налогоплательщикам в признании затрат (постановления ФАС Уральского округа от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 по делу № А47- 3341/07, 06.03.2008 № Ф09-184/08СЗ по делу № А60-1376/07, ФАС Поволжского округа от 22-29.03.2005    по делу № А12-18384/04-С36). Главное, чтобы переговоры состоялись и их повестка была связана с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение прибыли. Именно это должно следовать из первичных учетных документов, отчетов и т. п.

Представительские расходы, осуществленные некоммерческой организацией, должны быть связаны с достижением ее уставных целей. При этом если встречи проводятся за счет средств целевого финансирования (поступлений) от других организаций и (или) физических лиц на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности, то такие затраты не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 27.06.2014 № 03-03-07/30948, 03.09.2014 № 03- 03-10/44000, ФНС России от 18.09.2014 № ГД-4- 3/18838@).

В подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ говорится о переговорах с представителями других организаций. А как быть с расходами на переговоры, например, с физическими лицами?

Несмотря на однозначность формулировки НК РФ, Минфин России (см. письма от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859, 03.06.2013 № 03-03- 06/2/20149, 27.03.2009 № 03-03-06/2/64) не раз высказывал мнение, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.

Учитывая позицию финансового ведомства, налогоплательщик может применять нормы подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ и в ситуации, когда организует встречу не на своем поле, а проводит переговоры в рамках производственных командировок сотрудников (см. письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). В то же время важно такие расходы отделить от расходов непосредственно на командировки сотрудников. Можно все затраты оформить одним авансовым отчетом, но затем их нужно разнести по разным статьям — командировочные и представительские расходы. Кроме того, место проведения мероприятия также имеет определяющее значение при оценке обоснованности расходов. Если оно не совпадает с местом нахождения самого налогоплательщика или его партнера по переговорам, а также с территорией, в отношении которой стороны имеют бизнес-интересы, потребуются дополнительные усилия, чтобы обосновать необходимость поездки и затраты на нее, тем более если программа имеет явный туристический, экскурсионный, развлекательный уклон. При отсутствии деловой цели расходы не только не будут учтены при налогообложении, но и могут рассматриваться как понесенные в интересах физических лиц, совершивших поездку, формируя их доход.


Состав расходов: пределы допустимого

Напомним, что к представительским относятся следующие расходы:
• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для участников переговоров;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий [1, п. 2 ст. 264].

Обратите внимание: в НК РФ речь идет об «официальном приеме» участников встречи. Под ним подразумевается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей контрагента и официальных лиц организации- налогоплательщика, участвующих в переговорах. То есть под это определение подходит только мероприятие, входящее в программу переговоров, в котором участвуют обе (или более) их стороны. Возможно, разговоры за столом ведутся и не о работе, но это часть делового взаимодействия, которое, хочется думать, нацелено на установление и развитие контактов. Минфин России, отвечая в письме от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157 на вопрос налогоплательщика о представительском мероприятии, растянувшемся на несколько дней, подчеркнул: если в завтраках, обедах и ужинах гостей не принимают участия представители налогоплательщика, то эти приемы пищи не носят официального характера и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировках, либо за счет собственных средств. Полагаем, что официальный характер завтраков и т. п. нужно подчеркнуть в отчете сотрудника налогоплательщика. Этого, на наш взгляд, будет достаточно, учитывая, что законодательство о налогах и сборах не регламентирует порядок документирования представительских мероприятий и не обязывает составлять официальную программу.

Налогоплательщиков волнует даже допустимое меню официального приема. В НК РФ перечень продуктов и напитков, которые включаются в представительские расходы, не детализирован, поэтому затраты организации, в том числе на по- купку спиртных напитков для официального приема, могут быть учтены в расходах. В ответ на вопросы о допустимом количестве алкоголя Минфин России неоднократно сообщал, что ограничивать себя нужно только нормативом расходов (4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период), а в остальном руководствоваться обычаями делового оборота (письма Минфина России от 21.10.2014 № 03- 03-06/1/53004, 09.06.2004 № 03-02-05/1/49, 26.03.2010 № 03-03-06/2/59, 19.11.2004 № 03-03- 01-04/2/30). Поясним, что обычаем признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет [2, п. 1 ст. 5].

Как следует из приведенных выше формулировок НК РФ, к расходам относятся и затраты на буфетное обслуживание во время переговоров. Представляется, что речь идет о расходах не только на продукты питания и напитки, но и на посуду, скатерти, салфетки, услуги обслуживающего персонала. Однако если официальный прием (завтрак, обед, ужин) может проводиться в нерабочее время, т. е. вне переговорного процесса, то буфетное обслуживание должно производиться именно во время переговоров. Как правило, это рабочее время. И пусть переговоры затянулись допоздна, проводятся в выходной, но сотрудники налогоплательщика и представители контрагента находятся при исполнении трудовых обязанностей, возможно, работая сверхурочно или в выходной (праздничный) день. Учитывая это, по нашему мнению, распитие алкогольных напитков и присутствие их в меню буфетного обслуживания недопустимо. Появление работника на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя он должен выполнять трудовую функцию, в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения — одно из оснований для его увольнения по инициативе работодателя (ст. 81 TK РФ), т. е. является серьезнейшим проступком. Допуск к работе в таком состоянии запрещен, не говоря уже о неадекватности принимаемых работником решений. Таким образом, если из первичных учетных документов очевидно, что алкогольные напитки были потреблены непосредственно во время проведения переговоров, то расходы на их приобретение, по нашему мнению, экономически необоснованны, поскольку не могут служить деловой цели.

Принимая к учету суммы оплаты услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий, необходимо исходить из того, что перевод осуществлялся в устной форме и потому «следов не оставил». Тем не менее упоминание переводчика (переводчиков) в числе присутствующих на встрече в отчете о ней (протоколе мероприятия), акт об оказании услуг по переводу станут достаточным обоснованием для признания таких расходов. Маловероятно, что при проверке могут возникнуть сомнения в необходимости привлечения сторонних переводчиков, учитывая их навыки последовательного или синхронного перевода, а также потребности иностранных участников переговоров.

Теперь что касается расходов на обслуживание участников встречи и их транспортное обеспечение. Согласно официальной позиции, расходы на визовую поддержку, оплату проезда и проживания деловых партнеров, прибывших на официальную встречу, учесть нельзя. Признаются только расходы на локальные перевозки участников встречи от отеля, аэропорта, офиса и т. п. до места проведения переговоров и обратно. Такой вывод обосновывается тем, что каждый из контрагентов, будучи заинтересован во встрече, должен оплачивать свои расходы на проезд и проживание сам, а если этого не происходит, то оплата их организатором встречи экономически необоснованна, не предусмотрена в составе представительских расходов и к тому же формирует доход у контрагента или его работников (в зависимости от того, в чью пользу понесены затраты) (письма Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, 01.12.2011 № 03-03- 06/1/796, 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

Однако имеется судебная практика, в которой содержатся выводы, что перечисленные затраты можно считать обоснованными (особенно если они предусмотрены условиями сотрудничества, оговоренными сторонами), но учитывать их целесообразно в составе прочих расходов на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не относить к представительским (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23.05.2011 № КА- А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04- 9370/2006(30552-А81-27) по делу № А81-1259/2005 (определением ВАС РФ от 21.06.2007 № 7176/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Уральского округа от 08.11.2005 № Ф09-4994/05-С, ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу № А72- 5629/05-6/435, № А72- 5959/05-6/450).

Назовем еще ряд традиционных затрат на представительские мероприятия, которые сложно или невозможно отразить в налоговом учете в составе рассматриваемой статьи.

В силу прямого запрета НК РФ к представительским расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний, даже учитывая, что гостеприимство — российская традиция. Закон не ограничивает хозяев в радушии. Речь идет лишь об ограничении учета расходов.

Минфин России считает необоснованными затраты на приобретение сувениров для партнеров (письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Хотим предостеречь от попыток использовать в качестве альтернативной статьи затрат расходов на рекламу [1, подп. 28 п. 1 ст. 264]. Даже если это сувенирная продукция с символикой организации, учет расходов как рекламных неуместен: ведь реклама всегда адресована неопределенному кругу лиц (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-Ф3 «О рекламе»), чего нельзя сказать об участниках переговоров.

Необоснованными также считаются расходы на приобретение призов, изготовление дипломов (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03- 06/1/176), приглашение артистов (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796), оформление зала (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176). Есть, однако, пример судебного решения, когда такие расходы налогоплательщика были признаны допустимыми (постановление ФАС Московского округа от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10 по делу № А40-136245/09-114-1045).


Правила документального оформления

Все расходы в налоговом учете должны быть документально подтверждены [1, ст. 252]. Представительские — не исключение.

Изначально Минфин России в письме от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 разъяснял, что для подтверждения представительских расходов требуются:
• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные учетные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель и результаты их проведения; иные необходимые данные, а также сумма расходов на представительские цели.

Впоследствии позиция финансового ведомства была смягчена во исполнение п. 10 раздела IV плана мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» (утв. распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Так, для подтверждения обоснованности представительских расходов может быть достаточно отчета о представительских расходах, составленного сотрудником-участником и утвержденного руководителем организации (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-P3/16288, ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852). Безусловно, все расходы, перечисленные в отчете, должны быть отражены в авансовом отчете и подтверждены соответствующими первичными учетными документами.

В остальном документооборот остается на усмотрение организации: одни решат, что нужна годовая смета, смета на проведение встречи, служебные записки, распоряжения о проведении переговоров, протоколы встреч и т. д., другие обойдутся минимумом документов.

Напомним, что датой признания представительских расходов, подтверждаемых авансовыми отчетами, является дата утверждения авансового отчета [1, подп. 5 п. 7 ст. 272].


Нормирование расходов и особенности вычета НДС

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период [1, п. 2 ст. 264].

Сумма превышения не может быть учтена при формировании налоговой базы [1, п. 42 ст. 270].
В случае когда расходы превысили норматив в пределах отчетного периода, возможно, представится шанс признать их в последующих отчетных периодах года или по итогам налогового периода — по мере увеличения расходов на оплату труда налогоплательщика (ведь налоговым периодом по налогу на прибыль организаций является год).

Представительские расходы уникальны еще одной особенностью: вычет НДС по ним производится только в части налога, уплаченного с сумм, принимаемых к вычету при исчислении налога на прибыль организаций [1, п. 7 ст. 171]. То есть вычет НДС тоже нормируется.

Получается, что если сами расходы «уместились» в норматив не сразу, а в последующих кварталах года, то НДС с них можно будет заявить к вычету дополнительно в соответствующей сумме, но уже в другой налоговый период по этому налогу.

Добавим, что вычет может быть осуществлен на основании счета-фактуры. А вот кассовый чек с выделенной суммой и ставкой НДС не может служить основанием для применения вычета (письмо Минфина России от 02.07.2018 № 03-07-14/45605).


Литература

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 5 авг. 2000 г. № 117-ФЗ (с изм. и доп.).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30 нояб. 1994 г. № 51-ФЗ (с изм. и доп.).




ВСЕ МЕРОПРИЯТИЯ КОМПАНИИ
ПОДПИСКА НА НОВОСТИ ОБУЧЕНИЯ
МОИ ОТЛОЖЕННЫЕ ПРОГРАММЫ
ПОИСК МЕРОПРИЯТИЯ
Максимальную скидку
за обучение можно получить приобретая
АБОНЕМЕНТЫ
на семинары
и вебинары!
Нет времени на посещения семинаров?

Выход есть!

Участвуйте в ВЕБИНАРАХ и ОНЛАЙН-ТРАНСЛЯЦИЯХ!
  Юридические
 
услуги

 
Создание сайта:
Студия Две Совы
Главная
Карта сайта Контакты Поиск